PERSIAPAN RAPAT
Rapat adalah
pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu
masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor
dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau
perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara
para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau
menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat
dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
·Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
·What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
·Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
·Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
·When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,
tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
·How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah
rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali,
tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau
dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Sumber: Modul SMK Administrasi Perkantoran disusun oleh Sulis Rahmawati S.Pd (SMK 1 Godean)
