PENYELENGGARAAN RAPAT

Pihak yang bertanggung jawab atas kelancaraan penyelenggaraan rapat dari awal hingga akhir adalah pimpinan rapat. Pemimpin rapat biasanya langsung membuka acara rapat apabila rapat rutin dan hanya kalangan internal saja. Akan pembukaan rapat bisa juga dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu instansi/perusahaan atau seseorang yang disegani.

1.  Membuka rapat

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :

a.   Acara rapat.

b.   Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).

c.   Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

d.   Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

e.   Tujuan diadakannya rapat.

f.    Tanggapan-tanggapan atau saran.

2.  Berlangsungnya rapat

Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.

Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :

a.   Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.

b.    Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

3.  Menutup rapat

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat. 


Sumber: Modul SMK Administrasi Perkantoran disusun oleh Sulis Rahmawati S.Pd (SMK 1 Godean)